SECTION I
TYPES DE CONTRATS ET DÉFINITIONS
1. Les orientations d'acquisition du présent document
s'appliquent, selon le cas, aux contrats d'approvisionnement,
aux contrats visant l'acquisition de service professionnel et
de service auxiliaire, aux contrats de construction ainsi qu'aux
contrats de concession et de société en participation.
2. Un contrat d'approvisionnement vise l'achat ou la location
d'un bien meuble et il peut inclure les frais d'installation,
d'opération, de fonctionnement et d'entretien du bien.
3. Un contrat de service professionnel vise l'acquisition de
services rendus par un professionnel ou sous la responsabilité
de celui-ci, un professionnel étant une personne inscrite
au tableau d'une corporation professionnelle au sens du Code des
professions ou qui détient un diplôme universitaire
de premier cycle ou l'équivalent.
4. Un contrat de service auxiliaire vise l'acquisition de services
de nature technique.
5. Un contrat de construction vise l'aménagement préalable
du sol, les travaux de fondation, l'édification, l'aménagement,
la réfection, le réaménagement, l'entretien,
la rénovation, la réparation, la modification et
la démolition d'un ouvrage requérant une main-d'œuvre
spécialisée relevant des métiers de la construction.
6. Un établissement est le lieu où le soumissionnaire,
pour un contrat de service professionnel, exerce une part appréciable
de ses activités et où travaille son chargé
de projets.
Un établissement est aussi le lieu où l'entreprise
en construction exerce une part appréciable de ses activités
et où on retrouve de l'équipement et le personnel
de maîtrise nécessaire pour diriger les travaux.
SECTION II
APPEL D'OFFRES
A. Principe général et exceptions
7. Tout contrat doit être adjugé à la suite
d'un appel d'offres, sauf dans l'un ou l'autre des cas suivants
:
1° lorsqu'il s'agit d'un contrat de moins de 2 000 $ pour
un contrat d'approvisionnement, de moins de 10 000 $ pour un
contrat de service auxiliaire et de moins de 25 000 $ pour un
contrat de service professionnel, de construction, de concession
et de société en participation;
2° lorsqu'il s'agit d'un contrat conclu avec un fournisseur
unique;
3° lorsque aucune concurrence réelle n'est possible
compte tenu qu'un seul fournisseur est en mesure de faire une
offre à des conditions économiques avantageuses;
4° lorsque le fait de contracter avec un autre fournisseur
que celui ayant fourni un bien meuble, construit un ouvrage
ou rendu un service risque de mettre en péril les garanties
existantes sur ce bien ou ce service;
5° lorsqu'il s'agit d'un contrat visant l'acquisition d'oeuvres
d'art ou des services d'un artiste;
6° lorsqu'il s'agit d'une proposition non sollicitée,
c'est-à-dire une proposition écrite présentée
par un fournisseur, de sa propre initiative, afin de satisfaire
ou de tenter de satisfaire, de façon originale et pour
un montant donné, un besoin de l'organisme;
7° lorsqu'il s'agit d'un contrat conclu en urgence alors
que la sécurité des personnes ou des biens est
en cause;
8° lorsque les acquisitions sont effectuées dans
le cadre d'une entente avec le directeur des immobilisations
et des ressources matérielles.
B. Types d'appel d'offres
8. L'appel d'offres peut être public ou sur invitation.
9. Un appel d'offres public est publié en français
dans au moins un quotidien du Québec ou un hebdomadaire
publié dans la région où se situe l'organisme.
10. Un appel d'offres sur invitation s'adresse à au moins
deux fournisseurs choisis par l'organisme.
11. L'appel d'offres public doit être utilisé pour
tout contrat dont le montant estimé est égal ou
supérieur à 200 000 $. L'appel d'offres sur invitation
est utilisé dans les autres cas.
C. Procédure d'appel d'offres
12. Tout fournisseur sollicité pour un appel d'offres doit
être en mesure d'obtenir au moins les informations suivantes
:
a) une description précise des travaux à réaliser
ou des biens à livrer et des échéances
de production requises;
b) la nature et le montant des garanties de soumission et d'exécution
lorsque exigées;
c) l'ensemble des conditions auxquelles le fournisseur doit
répondre;
d) l'endroit ainsi que la date et l'heure limite fixés
pour le dépôt des offres;
e) les règles qui seront suivies dans l'analyse des offres,
y incluant le cas échéant la description des facteurs
utilisés pour évaluer la qualité et le
poids relatif de chacun de ces facteurs;
f) la date, le lieu et l'heure de l'ouverture publique des offres
dans les cas d'un appel d'offres public;
g) la période de validité des offres.
13. L'offre d'un fournisseur et les documents qui l'accompagnent
doivent être rédigés en français.
14. Sauf si aucun fournisseur n'est disponible au Québec,
tout appel d'offres doit s'adresser uniquement à des fournisseurs
qui ont un établissement au Québec et qui, dans
le cas d'un contrat de services, ont au Québec le personnel
requis pour exécuter les travaux qui font l'objet du mandat
ou s'engagent à n'engager que des sous-traitants répondant
à cette condition.
15. Les documents doivent être conformes aux dispositions
de la politique d'achat du Québec.
SECTION III
MODES DE SOLLICITATION DES OFFRES
A. Les modes
16. Les offres des fournisseurs peuvent être sollicitées
par appel de soumissions, appel de propositions avec prix, appel
de propositions sans prix, appel de candidatures sans prix, appel
de candidatures avec prix.
17. Dans un appel de soumissions, les fournisseurs soumettent
exclusivement un prix ou un taux pour la réalisation d'un
projet.
18. Dans un appel de propositions avec prix, les fournisseurs
présentent une proposition de réalisation et soumettent
un prix en regard de cette proposition.
19. Dans un appel de propositions sans prix, les fournisseurs
présentent une proposition de réalisation dans le
cadre d'un budget déterminé au préalable
par l'organisme.
20. Dans le cadre d'un appel de candidatures sans prix, les fournisseurs
soumettent leur expérience, celle de leurs principaux collaborateurs
et leurs principales réalisations pertinentes au projet
faisant l'objet de l'appel d'offres.
21. Dans le cadre d'un appel de candidatures avec prix, les fournisseurs
soumettent leur expérience, celle de leurs principaux collaborateurs,
les principales réalisations pertinentes au projet faisant
l'objet de l'appel d'offres et les taux demandés pour leurs
différentes ressources en fonction des paramètres
déterminés au préalable par l'organisme.
Ces paramètres sont conçus de manière telle
qu'en additionnant le produit des taux horaires par les quantités
d'heures requises, on obtienne un prix global approximatif de
réalisation du contrat.
B. Utilisation de chaque mode
22. L'appel de soumissions est utilisé pour les contrats
d'approvisionnement, les contrats de construction et les contrats
de services auxiliaires.
23. L'appel de propositions avec prix est utilisé pour
tout contrat de services professionnels, de concession et de société
en participation pour lesquels la production recherchée
est clairement définie dans les documents d'appel d'offres.
24. L'appel de propositions sans prix est limité aux contrats
de services professionnels, de concession et de société
en participation où il est indispensable au fournisseur
de connaître le budget disponible pour formuler une proposition
de réalisation.
25. L'appel de candidatures qui, chaque fois que la chose est
possible devrait être avec prix, est limité aux contrats
de services professionnels à réaliser dans l'une
ou l'autre des situations suivantes :
1° le contrat est réalisé par des professionnels
pour lesquels un règlement sur les tarifs est adopté
en vertu du Code des professions;
2° les solutions recherchées comportent un trop grand
nombre d'inconnues pour permettre au fournisseur de formuler
une proposition réaliste;
3° la préparation d'une proposition avec prix constituerait
un coût important et une partie essentielle du contrat
lui-même.
SECTION IV
ÉVALUATION DES OFFRES ET ADJUDICATION DES CONTRATS
A. Adjudication
26. Dans le cadre d'un appel de soumissions, le contrat est adjugé
au plus bas soumissionnaire conforme selon les modalités
de calcul prévues au cahier des charges.
27. Dans le cadre d'un appel de propositions avec prix et d'un
appel de candidatures avec prix, le contrat est adjugé
au fournisseur dont l'offre est la plus avantageuse compte tenu
du rapport qualité-prix.
28. Dans le cadre d'un appel de propositions sans prix ou d'un
appel de candidatures sans prix, le contrat est adjugé
au fournisseur qui a obtenu le plus haut pointage lors de l'évaluation
des candidatures ou des propositions.
29. L'établissement du rapport qualité-prix s'effectue
de la manière générale suivante :
1° les facteurs de qualité considérés
pour l'analyse de la proposition avec prix ou de la candidature
avec prix sont déterminés et un poids relatif
est attribué à chacun;
2° les facteurs de qualité ont un poids global de
cinquante points;
3° chaque fournisseur est évalué en fonction
des facteurs de qualité et sont retenus tous ceux qui
ont au moins une note de 70 %;
4° le prix de chacune des offres retenues à l'étape
3° est considéré;
5° le fournisseur dont le prix est le plus bas reçoit
cinquante points;
6° les autres fournisseurs perdent un nombre de points proportionnel
au pourcentage de l'écart entre le prix de leur proposition
et celui de la proposition dont le prix est le plus bas;
7° la note finale de chacun des fournisseurs est obtenue
en additionnant les notes obtenues aux étapes 3°
et 6°.
B. Évaluation des offres
30. Lorsqu'un appel de propositions ou de candidatures est utilisé,
les offres des fournisseurs doivent être évaluées
par un comité de sélection composé d'au moins
trois membres.
31. Lorsque le contrat envisagé est important, dans les
cas en particulier de recours à l'appel d'offres public,
le comité de sélection aurait avantage à
être élargi et il devrait compter au moins une personne
extérieure à l'organisme.
32. Le résultat de l'analyse de son offre doit être
transmis à tout fournisseur qui en fait la demande par
écrit ainsi que le nom de l'adjudicataire et le prix soumis,
s'il y a lieu.
SECTION V
CLAUSE CONTRACTUELLE IMPORTANTE
33. Tout contrat de services confié en vue de l'établissement
de plans et de devis doit comporter les obligations suivantes
:
1° favoriser les solutions qui représentent le plus
fort contenu québécois et faire en sorte que les
dispositions contenues dans le cahier des charges donnent priorité
à l'utilisation de produits québécois;
2° favoriser l'utilisation de solutions qui permettent de
maintenir et d'améliorer la qualité de l'environnement.
34. Aucun contrat de construction ne peut être adjugé
à un fournisseur à moins qu'il ne rencontre les
conditions suivantes :
1° être titulaire de la licence requise en vertu
de la Loi sur le bâtiment [L.R.Q., c. B-1.1];
2° s'il entend agir à titre d'employeur visé
par la Loi sur les relations de travail, la formation professionnelle
et la gestion de la main-d'œuvre dans l'industrie de la
construction [L.R.Q., c. R-20; 1995, c. 8], être enregistré
auprès de la Commission de la construction du Québec,
conformément au Règlement sur la tenue d'un registre
et la transmission d'un rapport mensuel approuvé par
le décret 875-93 du 16 juin 1993.
35. Tout contrat de construction doit contenir une clause prévoyant
que le fournisseur s'engage :
1° à n'accorder de sous-contrat, le cas échéant,
qu'à un sous-entrepreneur qui est titulaire de la licence
requise en vertu de la Loi sur le bâtiment et, si ce sous-entrepreneur
entend agir à titre d'employeur visé par la Loi
sur les relations de travail, la formation professionnelle et
la gestion de la main-d'œuvre dans l'industrie de la construction,
qui est enregistré auprès de la Commission de
la construction du Québec, conformément au Règlement
sur la tenue d'un registre et la transmission d'un rapport mensuel;
2° à exiger de ses sous-entrepreneurs, qu'ils n'accordent
eux-mêmes des sous-contrats, le cas échéant,
qu'à des sous-entrepreneurs qui satisfont aux conditions
prévues au paragraphe 1°.
SECTION VI
AUTORISATIONS PARTICULIÈRES
36. Lorsqu'un contrat est accordé selon des règles
différentes de celles prévues aux règles
adoptées et rendues publiques par l'organisme ou lorsque
le contrat fait suite à une proposition non sollicitée,
il doit être approuvé par le conseil d'administration.
SECTION VII
ENTRÉE EN VIGUEUR
37. Le présent règlement entre en vigueur le 1er
janvier 2001 et remplace tout autre règlement antérieur
concernant l'octroi de contrats de la Société des
établissements de plein air du Québec.
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